Para poder detectar procesos dentro de la organización que necesitan ser mejorados, se debe analizar todo el proceso desde el principio al final.

Primero, se debe adaptar a toda la organización la gestión basada por procesos, marcando unos objetivos iniciales que se centraran en la satisfacción del cliente final. Una vez la organización se encuentra dividida en procesos, se describe cada uno y se relaciona con sus objetivos (elaboración del mapa de procesos). Posteriormente se siguen los procesos y se mide si consiguen los objetivos marcados gracias a los indicadores clave de desempeño.

Si los resultados que se obtienen de medir los KPIs son positivos, este proceso no necesitará un cambio, aunque igualmente se debe vigilar para sí se puede mejorar algún aspecto. Si los resultados obtenidos no son los esperados y no se llega a la consecución de los objetivos marcados, este proceso necesitará una mejora o una reingeniería del proceso, dependiendo del nivel de los resultados.

5 Fases para la mejora de procesos

Para llevar a cabo una mejora de los procesos, tanto una mejora continua como una reingeniería del proceso, se siguen cinco pasos para su consecución:

Identificar las actividades y componentes que forman el proceso a mejorar.
Por ejemplo, se tiene que conocer las tareas que comprende y quién las lleva a cabo, los costes del proceso, el tiempo que se emplea y las herramientas utilizadas

Realizar un análisis operativo.
En este punto se tiene que detallar el proceso que se analiza, si cumple los objetivos, qué actividades del procesos no aportan un valor añadido y pueden ser eliminadas, qué actividades deben mantenerse en el proceso porque son eficientes, qué aspectos se tienen que mejorar, realizar un rediseño del proceso incorporando las nuevas mejoras y comunicar al equipo involucrado todos estos puntos.

Gestionar el cambio del proceso.
Cuando se realiza un cambio en un proceso es importante tener en mente el factor humano. Todo tipo de cambio provoca confusión en los implicados, por eso se tiene que saber manejar el cambio en el proceso de forma que se entienda por parte de todos los implicados, y hacerles conocer que el cambio es para mejorar los resultados del proceso .

Benchmarking de mercado.
En esta fase, el objetivo es investigar y analizar qué están haciendo los competidores de la organización y como llevan a cabo el procesos que se quiere modificar, usándolo como referencia.

Aplicar nuevas tecnologías.
Utilizar nuevas tecnologías para mejorar un proceso puede ser una buena solución. Cuando se quiere mejorar un procesos muchas veces la solución es aplicar nuevos métodos, ya se en maquinaria, producto o servicio. Introducir en el proceso un factor nuevo que implica el uso de nuevas tecnologías supone complejidad, por lo que es importante tener asesoramiento continuo y mantener a todos los implicados informados sobre los cambios.

Vía Workmeter http://hubs.ly/y06yS70

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